Huoltovarmuus ja jatkuvuuden hallinta

Kuvittele: työpäivä on alkamassa, mutta mihinkään järjestelmään ei pääse kirjautumaan. Outlook, Hubspot ja Teams ovat ulottumattomissa, eikä kukaan vielä tiedä, kuinka kauan katko kestää. Miten työpäivää jatketaan, kun oletetut toiminnot eivät olekaan käytettävissä?

Haastattelimme tätä blogia varten yhteiskuntaan ja yrityksiin kohdistuvista häiriöistä futuristi Elina Hiltusta. Tässä blogissa kerromme, mitä huoltovarmuus ja jatkuvuudenhallinta tarkoittavat, miten yritykset ja yhdistykset voivat varautua häiriöihin ja miten painotalo voi tukea varautumista.

Mitä huoltovarmuus ja jatkuvuudenhallinta tarkoittaa?

Huoltovarmuudella tarkoitetaan yhteiskunnan välttämättömien toimintojen turvaamista myös kriisien ja häiriöiden aikana. Tavoitteena on, että esimerkiksi energiaa, ruokaa ja tärkeitä palveluja on saatavilla myös poikkeavissa tilanteissa.

Jatkuvuudenhallinta tarkoittaa puolestaan sitä, miten yritys, yhdistys tai muu organisaatio varmistaa oman toimintansa jatkumisen häiriöistä huolimatta. Jatkuvuudenhallinnassa tunnistetaan toiminnan kannalta tärkeät tehtävät, arvioidaan niihin liittyvät riskit ja sovitaan vaihtoehtoiset toimintatavat. 

Molempia termejä yhdistää ennakointi ja varautuminen häiriötilanteisiin. Siinä missä huoltovarmuus tarkastelee koko yhteiskunnan toimintakykyä, jatkuvuudenhallinta keskittyy yksittäisen organisaation toimintaan. Ne myös tukevat toisiaan: kun yritykset ja organisaatiot pystyvät jatkamaan toimintaansa häiriötilanteissa, ne vahvistavat samalla koko yhteiskunnan huoltovarmuutta.

Millaisiin häiriöihin kannattaa varautua?

Yritysten ja organisaatioiden toimintaan voi vaikuttaa monenlaisia häiriötilanteita. Esimerkiksi sähkö- ja verkkokatkot, tietojärjestelmien häiriöt, kyberhyökkäykset, materiaalien saatavuusongelmat, toimitusten viivästymiset sekä avainhenkilöiden poissaolot voivat vaikeuttaa tai jopa keskeyttää normaalin toiminnan. Häiriöt voivat olla lyhytaikaisia ja paikallisia tai laajoja, useisiin toimialoihin vaikuttavia kriisejä.

Kaikki yrityksien ja yhteiskunnan toimintaan vaikuttavat häiriöt eivät synny kotimaassa. Maailmanlaajuiset toimitusketjut ja verkostot tarkoittavat, että kaukana tapahtuva kriisi voi vaikuttaa myös suomalaiseen arkeen. Futuristi Elina Hiltunen nostaa esimerkeiksi koronapandemian ja Suezin kanavan tukkeutumisen vuonna 2021: molemmat havainnollistavat, miten laajalle yhden tapahtuman vaikutukset voivat ulottua.

Hiltunen kuvaa asiaa näin:

Lopulta ei ole merkitystä sillä, että mikä aiheuttaa ongelmia, vaan sillä, että miten yritys on varautunut logistiikkaketjun poikkeustilanteisiin.

Kaikkien mahdollisten tapahtumien ennustamisen sijaan kannattaa tarkastella oman toiminnan riippuvuuksia. Mitä tapahtuu, jos materiaalitoimitus viivästyy, tärkeä järjestelmä lakkaa toimimasta tai keskeinen työntekijä tai vapaaehtoinen ei pääsekään paikalle? 

Sama ajatus sopii monenlaisiin organisaatioihin: olennaista on tietää, miten toimintaa jatketaan häiriön aikana. Varautumisen voi aloittaa esimerkiksi sähkö- ja verkkokatkoista, järjestelmähäiriöistä, toimitusten viivästymisestä sekä avainhenkilöiden poissaoloista.

Mitä aiemmista kriiseistä voi oppia tulevaisuutta varten?

Varautuminen tarkoittaa myös toimintaympäristön seuraamista. Millaiset muutokset voivat vaikuttaa asiakkaisiin, kumppaneihin tai oman yrityksen toimintaedellytyksiin? Hiltunen painottaa, että yllätyksiin valmistautuminen alkaa jo ennen kuin häiriö on käsillä:
”Monet asiat yllättävät, mutta eniten ne yllättävät yrityksiä, jotka eivät ole varautuneet erilaisiin kriiseihin. Toisin sanoen, jos ei tarkkaile ympäristön muutoksia joutuu helpommin yllätetyksi”.

Hiltunen nostaa ilmastonmuutoksen ja tekoälyn tuomat yllätykset riskeiksi, joita yrityksissä ei hänen mukaansa vielä huomioida riittävästi. Yrityksen näkökulmasta niitä kannattaa lähestyä käytännön kysymysten kautta: miten toimitaan, jos sääolosuhteet vaikeuttavat kuljetuksia tai toimitilojen käyttöä? Entä miten tärkeän viestin tai toimintaohjeen aitous varmistetaan?

Aiempia kriisejä kannattaa käyttää oman toiminnan arvioimiseen. Mikä auttoi selviytymään, missä oltiin liian riippuvaisia yhdestä toimintatavasta ja mitä pitäisi tehdä seuraavalla kerralla toisin? Näin kokemukset muuttuvat päivitetyiksi ohjeiksi, selkeämmiksi vastuiksi ja toimiviksi varasuunnitelmiksi.

Mistä yrityksen varautuminen kannattaa aloittaa?

Mitä tapahtuisi, jos yrityksen tärkein tietojärjestelmä ei toimisi huomenna? Entä jos materiaalitoimitus viivästyisi viikolla tai sähköt katkeaisivat kesken työpäivän? Pystyttäisiinkö työtä jatkamaan normaalisti vai pysähtyisikö toiminta kokonaan?

Varautumisen ei tarvitse tarkoittaa monimutkaisia suunnitelmia tai kaikkien mahdollisten kriisien ennustamista. Tärkeintä on tunnistaa oman toiminnan kannalta kriittiset asiat ja miettiä etukäteen, miten niiden häiriöihin voidaan reagoida.

Hiltunen suosittelee yrityksiä aloittamaan varautumisen seuraavasti: 

”Purkamalla oman toimintansa erilaisiin pienempiin osiin ja pohtimalla jokaisen osan riskejä ja riippuvuuksia.”

Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tuotannon, asiakaspalvelun, tilausten käsittelyn tai viestinnän tarkastelua erikseen. Kun ymmärretään, mistä eri työvaiheet ovat riippuvaisia, on helpompi tunnistaa mahdolliset ongelmat ja suunnitella vaihtoehtoisia toimintatapoja.

Suunnitelmaa kannattaa päivittää toiminnan muuttuessa. Uusi järjestelmä, toimittaja tai työskentelytapa voi muuttaa myös sitä, mihin yrityksen on varauduttava.

Miten painetut materiaalit ja painotalo voivat auttaa?

Olemme tottuneet siihem, että lähes kaikki tieto löytyy verkosta. Digitaaliset palvelut helpottavat arkea, mutta tärkeän tiedon on hyvä olla saatavilla myös silloin, kun järjestelmät eivät toimi. Painetun ohjeen lukeminen ei vaadi kirjautumista, verkkoyhteyttä tai ladattua laitetta.

”Olen aina sanonut, että näin digitalisaation aikakaudella on tärkeää pitää kynä ja paperi lähellä, ” Hiltunen muistuttaa. 

Painettu materiaali ei tarvitse verkkoyhteyttä, sähköä tai toimivaa tietojärjestelmää. Esimerkiksi työpisteeltä löytyvä toimintaohje, seinälle kiinnitetty turvallisuusohje tai paperinen yhteystietolista voi auttaa jatkamaan työtä myös silloin, kun digitaaliset palvelut ovat hetkellisesti poissa käytöstä.

Painotalo Niini voi auttaa toteuttamaan yrityksen omista, tarkistetuista aineistoista esimerkiksi:

• Turvallisuusjulisteita ja opasteita, jotka ohjaavat henkilöstöä toimimaan oikein erilaisissa tilanteissa.

• Yhteystietokortteja, joista tärkeät puhelinnumerot ja vastuuhenkilöt löytyvät nopeasti.

• Paperisia lomakkeita, joiden avulla esimerkiksi tietojen kirjaamista voidaan jatkaa järjestelmäkatkon aikana.

• Esitteitä ja tiedotteita, joiden avulla tärkeää tietoa voidaan jakaa henkilöstölle, asiakkaille tai muille sidosryhmille myös ilman digitaalisia kanavia.

Painettujen materiaalien etuna on niiden helppo saatavuus ja käytettävyys. Ne voidaan sijoittaa suoraan sinne, missä tietoa tarvitaan, oli kyseessä sitten tuotantotila, toimisto, asiakaspalvelupiste tai tapahtumapaikka.

Tärkeintä on kuitenkin suunnitella materiaalit etukäteen, pitää niiden sisältö ajan tasalla ja varmistaa, että ne löytyvät tarvittaessa. Painetut ohjeet eivät korvaa digitaalisia järjestelmiä, mutta voivat toimia tärkeänä tukena silloin, kun teknologia ei ole käytettävissä.