Milloin yrityksen arkisto kannattaa digitoida?

Monessa yrityksessä arkistokaapit täyttyvät huomaamatta vuosien varrella. Mappeihin kertyy sopimuksia, lomakkeita ja muita vanhoja asiakirjoja, jota tarvitaan silloin tällöin. Kun tietyn paperin etsiminen vie aikaa on hyvä pysähtyä pohtimaan, palveleeko nykyinen dokumentointi tapa enää arkea.

Tässä blogissa kerromme, milloin yrityksen paperinen arkisto kannattaa digitoida, mitä skannaus ja digitointi tarkoittavat käytännössä sekä miten digitointiprojekti etenee.

Mitä skannaus ja digitointi tarkoittavat käytännössä?

Skannaus on monelle tuttu termi esimerkiksi Lidlin mainoksista (kannattaa skannata). Skannauksessa paperi muutetaan skannerilla digitaaliseksi tiedostoksi. Pelkkä vanhojen paperien skannaus voi auttaa, mutta digitointi tekee siitä entistä hallitumman kokonaisuuden. Digitoinnissa dokumentit eivät ainoastaan muutu digitaalisiksi, vaan ne myös järjestetään, nimetään ja tehdään aidosti käytettäviksi.

“Moni ajattelee, että meidän työhömme kuuluun tarkoittaa vain paperin skannaamista. Todellisuudessa suurin osa työstä on aineiston järjestämisessä ja nimeämisessä niin, että dokumentit löytyvät helposti myöhemmin”, kertoo Painotalo Niinin skannaus- ja digitointiosaston Svetlana.

Ero skannauksen ja digitoinnin välillä on siis yksinkertainen: skannaus tuottaa tiedostoja, digitointi tekee niistä toimivan arkiston.

Mitkä ovat merkkejä siitä, että arkisto kannattaa digitoida?

Yrityksen skannaus- ja digitointitarve ei yleensä synny yhdestä päätöksestä, vaan arjen pienistä kitkakohdista. Kun vanha asiakirja pitäisi löytää nopeasti, mutta oikea mappi ei ole siellä missä pitäisi. 

Kun tällaiset tilanteet alkavat toistua, kyse ei ole enää satunnaisesta hankaluudesta, vaan merkistä siitä, että arkiston nykyinen toimintatapa ei enää palvele.

Selkeimpiä merkkejä ovat esimerkiksi se, että asiakirjojen etsiminen vie jatkuvasti aikaa, arkistotila alkaa loppua ja samaa tietoa tarvitsee useampi henkilö. Lisäksi dokumentteja saatetaan käsitellä tai tallentaa useaan kertaan, ja esimerkiksi muutto tai arkiston siirtäminen voi tehdä tilanteesta entistä hankalamman.

“Meille tuodaan usein arkistoja, joita on kertynyt vuosien aikana mappeihin. Digitoinnin jälkeen dokumentit löytyvät sekunneissa hakutoiminnon avulla”, Svetlana kertoo. 

Kun tieto on digitaalisena, löytyy se nopeasti ja on helposti jaettavissa. Skannaus- ja digitointi näkyykin suoraan arjen sujuvuudessa ja usein myös kustannussäästöinä.

Yhteenveto: milloin digitointi kannattaa tehdä?

Digitointi kannattaa tehdä heti, kun:

• tiedon etsiminen vie aikaa
• arkisto kasvaa hallitsemattomaksi
• dokumentteja käytetään aktiivisesti

Mitä aiemmin digitointi tehdään, sitä enemmän se säästää aikaa ja helpottaa arkea.