Käyttäjämme, erityisesti pääkäyttäjät, ovat toivoneet meiltä ratkaisuja, joilla tiedostoille voi lisätä enemmän metatietoja. Samalla on toivottu tiedostonhallintaan liittyviä ominaisuuksia, joiden varaan voidaan rakentaa sisäisiä toimintamalleja. Otimme kehityshaasteen vastaan ja ylpeänä esittelemmekin asiakkaiden kanssa yhdessä kehitetyn uuden ominaisuuden, tägikirjaston!

Mistä tägikirjastossa on kyse?

Projektien pääkäyttäjät voivat luoda projektilleen tägi- eli nimikekirjaston, johon lisätyt tägit ovat käyttäjien käytettävissä kyseisellä projektilla. Samalla, kun pääkäyttäjällä on mahdollisuus luoda tägikirjasto ja rakentaa sen varaan tiedostonhallinnan toimintamalleja, saavat myös muut käyttäjät helpon tavan lisätä parilla klikkauksella hakua helpottavia metatietoja tiedostoilleen.

Toimintamallit

Tägikirjastojen varaan voi rakentaa sisäisiä toimintamalleja, joilla voidaan helpottaa tiedostojen löytämistä tietyillä kriteereillä tai esimerkiksi helpottaa tiettyjen tiedostojen ”paketoimista” eli koriin viemistä parilla klikkauksella, vaikka tiedostot olisivat hajallaan eri kansioissa.

Esimerkkinä sisäisestä toimintamallista voimme käyttää mittasuhteen hyödyntämistä metatietona: Esimerkkiorganisaatiomme sisäisen toimintamallin mukaan jokainen suunnitelma on ”tägättävä” mittasuhdetta kuvaavalla tägillä.  Pääkäyttäjä luo ensin tägikirjastoon tägit jokaiselle mittasuhteelle, joita rakennuspiirustuksissa esiintyy. Suunnitelmia projektipankkiin lisäävät voivat tämän jälkeen helposti valita tägit tiedostojen pankkiin latauksen yhteydessä parilla klikillä ja monistaa valitut tägit kaikkiin muihinkin ladattaviin tiedostoihin. Mikäli jossain vaiheessa esiintyy tarve esimerkiksi kaikkien 1:200 mittasuhteessa olevien kuvien lataamiselle tai toimittamiselle, niin pankista voi hakea tiedostoja myös vain tägin perusteella. Tällöin haun suorittaja saa listauksen kaikista niistä pankissa olevista tiedostoista, joihin on liitetty kyseinen tägi. Tämän jälkeen hän voi parilla klikkauksella viedä koko potin koriin tai esimerkiksi ladata tiedostopaketin itselleen tai lähettää sen eteenpäin.

Tiedoston- ja metatietojen hallinta

Samalla, kun tägikirjaston avulla voidaan luoda omia toimintamalleja, helpottaa se myös suunnitelmia selaavien ja etsivien arkea, sillä hakuja voi sekä kohdistaa että suodattaa tägien avulla. Jos esimerkiksi käytät pikahakua ja saat eteesi kattavan hakutuloslistauksen, mutta et silti löydä hakemaasi, voit helposti hakuikkunasta valita tägit, joilla suodatat pikahaun tuloksia reaaliaikaisesti.

Mikäli pikahaun listaamat tulokset eivät löydy ja joudut turvautumaan tarkempiin hakutyökaluihin, ovat tägit niin ikään käytettävissäsi. Samalla, kun määrität muut hakukriteerisi, voit myös valita hakua tarkemmin kohdistavia tägejä. Voit lisätä haullesi useamman tägin, mikäli koet sen tarpeelliseksi. Sen lisäksi, että tägien avulla metatietojen syöttäminen tiedostolle on nopeampaa kuin koskaan, myös etsiminen on nyt tarkempaa, kuin aiemmin.

Tiedostojen tietojen muokkaaminen

Lisäsitkö tiedostoillesi vahingossa väärän tägin? Ei hätää! Tiedostokohtaisia tägejä voivat hallita kaikki käyttäjät, joilla on kyseisen tiedoston muokkausoikeudet. Siirry muokkaamaan tiedoston tietoja samoin tavoin, kuin muokkaisit kommentti- tai revisiotunnuskentän tietoja. Niiden jatkeena näet Tägit-kentän, josta voit muutamalla klikkauksella poistaa ja lisätä tägejä.

Yhteenveto

Tägikirjasto tuo uusia työkaluja sekä pääkäyttäjille että tavallisillekin käyttäjille. Pääkäyttäjien näkökulmasta tiedostonhallinta, luokittelu ja esimerkiksi siirtäminen helpottuu, kun taas tavallinen käyttäjä saa hakutoimintoja helpottavia ja tehostavia ominaisuuksia käyttöönsä. Tägien liittämisestä tiedostoihin on tehty nopeaa ja helppoa, jotta kynnys uusien metatietomahdollisuuksien käyttöön on mahdollisimman pieni.